Automatische Dokumentenerstellung in der Kreditvergabe
Automatisierung

Automatische Dokumentenerstellung in der Kreditvergabe

Die automatisierte Dokumentenerstellung ist ein weiterer Meilenstein der Kreditfabrik und der Base-Net Informatik.

Gerhard Gfeller Gerhard Gfeller, 08. Mai 2020

Haben Sie sich auch schon einmal mit den Fragen auseinandergesetzt:

  • Wie oft werden die Daten wie Name, Adresse, Objektangaben etc. redundant und somit völlig ineffizient in die Kreditverarbeitungssysteme eingegeben?
  • Wie häufig werden bei den benötigten Dokumenten (Kreditzusagen, Kreditverträgen, Sicherungsverträgen etc.) nach deren «automatischer» Erstellung noch manuelle Eingriffe vorgenommen?

Die Antworten lauten in den meisten Fällen: Zu oft!

Wer die Kreditprozesse effizienter und somit kostengünstiger gestalten will, muss nicht nur im Beratungsteil den Hebel ansetzten, sondern insbesondere auch in der Verarbeitung. Hier besteht ein grosses Potential, vor allem in der Prozessgestaltung und in der Automatisierung. Diese Themen wurden eindrücklich im IFZ Retail Banking Blog unter dem Thema «Best Practice in Hypothekarprozessen» vom 03.02.2020 nachgewiesen.

Wichtig ist die Bereitschaft, die Reihenfolge der einzelnen Prozessschritte in Frage zu stellen. Heute steht die Qualitätssicherung meist weit hinten im Prozess. Die Eingaben im System werden mit denjenigen der Ursprungsdokumente verglichen und wo nötig bereinigt. In einem automatisierten Prozess ist es unabdingbar, dass diese Kontrolle vor der automatischen Verarbeitung erfolgt. Nur einwandfreie Ausgangsdaten liefern ein korrektes Endergebnis.

Ein zentraler Schritt, um bei der Datenerfassung Fehler zu vermeiden, ist das Capturing. Dabei werden die erforderlichen Daten direkt aus den eingelieferten Dokumenten wie z. Bsp. Ausweiskopie, Grundbuchauszug etc. ausgelesen und in das System überführt. Manuelle Erfassungsfehler werden dadurch eliminiert.

Auf der Basis der Ausgangsdaten können im Anschluss die benötigten Dokumente automatisiert erstellt werden. Dazu nutzt die Kreditfabrik WinCredit 3.0 der Base-Net Informatik AG. Pro Geschäftsfall und entsprechend der jeweiligen Ausprägung ist in WinCredit 3.0 hinterlegt, welche Dokumente in welcher Prozessphase (Offerte / Vertragsabschluss / Hypothekenverlängerung / etc.) erforderlich sind.

Sobald die relevanten Ausgangsdaten, die zusammengefasst auf einer Seite angezeigt werden, validiert sind, kann die Dokumentenerstellung ausgelöst werden. Das Ergebnis sind die entsprechenden Dokumente im PDF-Format, versehen mit den elektronischen Unterschriften. Gleichzeitig wird das Dokument im elektronischen Kreditdossier abgelegt und – soweit nötig – für die Überwachung des Rücklaufs mit dem notwendigen Status versehen. Es kann auch ein direkter Versand über eine Verpackungsstrasse oder auf digitalem Weg angebunden werden. Da mit validierten Ausgangsdaten gearbeitet wird, müssen in den automatisch erstellen Dokumenten keine manuellen Änderungen mehr vorgenommen werden.

Mit der Einführung der automatischen Dokumentenerstellung hat die Kreditfabrik AG zusammen mit der Base-Net Informatik einen weiteren Schritt in die Optimierung der Kreditverarbeitung umgesetzt. Ganz getreu ihrem Motto: «Produziert automatisiert».

Gerhard Gfeller
Gerhard Gfeller
COO